Jak policzyć licencję?

Jak policzyć licencję Comarch ERP Optima?

Zakup licencji Comarch ERP Optima wiąże się z koniecznością odpowiedniego dobrania modułów oraz liczby stanowisk, z których będą korzystać pracownicy firmy. Proces ten wymaga uwzględnienia kilku czynników: rodzaju działalności, liczby użytkowników pracujących jednocześnie w systemie oraz funkcji, które są niezbędne do obsługi firmy.
Poniżej przedstawiono szczegółowy przewodnik dotyczący sposobu kalkulacji licencji oraz wymaganych modułów.

Dobór modułów w zależności od potrzeb

Comarch ERP Optima oferuje kilkanaście modułów, które można dowolnie łączyć, aby dopasować system do specyfiki działalności. Najczęściej wybierane moduły to:

• Handel i Magazyn – niezbędny w przypadku firm prowadzących sprzedaż, obsługujących magazyn i fakturowanie,
• Księga Podatkowa (KPiR) – dla firm rozliczających się uproszczoną księgowością,
• Księga Handlowa – dla spółek prowadzących pełną księgowość,
• Kadry i Płace – do obsługi pracowników, naliczania wynagrodzeń i składek ZUS,
• Faktury – dla przedsiębiorców, którzy wystawiają jedynie dokumenty sprzedaży bez rozbudowanego magazynu,
• CRM – wspiera zarządzanie relacjami z klientami,
• Środki Trwałe – dla firm posiadających majątek trwały podlegający amortyzacji.

Dobór modułów zależy od charakteru firmy – przykładowo: sklep internetowy potrzebuje modułu Handel i Magazyn oraz Faktury, biuro rachunkowe – modułów księgowych i kadrowo-płacowych, a firma usługowa – głównie modułu Faktury i CRM.

Licencje dostępowe i liczba stanowisk

Licencja Comarch ERP Optima dzieli się na moduły oraz licencje dostępowe. Każdy użytkownik pracujący jednocześnie w systemie wymaga osobnej licencji dostępowej.
Oznacza to, że jeżeli w firmie z programu korzysta 5 osób w tym samym czasie, konieczny jest zakup co najmniej 5 licencji dostępowych. W praktyce licencja dostępowa jest swego rodzaju „wejściówką” do systemu.

Warto pamiętać, że liczba stanowisk = liczba jednocześnie zalogowanych użytkowników. Można posiadać np. 10 pracowników, ale jeśli w tym samym czasie korzysta z systemu tylko 3 – wystarczą 3 licencje dostępowe.

Zasady licencjonowania

1. Każdy moduł wymaga przypisania do konkretnej liczby stanowisk.

2. Moduły można dowolnie łączyć – np. 3 stanowiska modułu Handel i Magazyn oraz 2 stanowiska modułu Księga Podatkowa.

3. Dostęp do systemu w chmurze (Standard lub Enterprise) rozliczany jest w modelu abonamentowym – opłata miesięczna obejmuje moduły oraz licencje dostępowe.

4. Licencje stacjonarne były dotąd kupowane na stałe (tzw. licencja wieczysta) i wymagały corocznego abonamentu na aktualizacje i wsparcie techniczne.

5. Wersje dla biur rachunkowych oraz podmiotów powiązanych umożliwiają prowadzenie wielu firm w ramach jednego systemu, co wymaga osobnych licencji dostępowych, ale pozwala zoptymalizować koszty.

Ilu użytkowników może korzystać z programu jednocześnie?

System Comarch ERP Optima działa na zasadzie licencji współdzielonych.
Liczba jednoczesnych użytkowników zależy bezpośrednio od liczby zakupionych licencji dostępowych.
Przykładowo, zakup 5 licencji dostępowych pozwala na jednoczesne korzystanie z systemu przez 5 osób, bez względu na to, ilu pracowników ogółem zatrudnia firma.
Jeżeli 6. użytkownik spróbuje się zalogować, system wyświetli komunikat o braku wolnych licencji.

W praktyce przy wyborze liczby licencji dostępnych warto analizować maksymalne obciążenie systemu, czyli ilu użytkowników faktycznie pracuje w Optimie w tym samym czasie.

Obliczenie licencji Comarch ERP Optima wymaga uwzględnienia dwóch głównych czynników:
1. Doboru odpowiednich modułów do charakteru działalności,
2. Określenia liczby jednoczesnych użytkowników systemu.

Prawidłowa kalkulacja licencji pozwala uniknąć nadmiarowych kosztów oraz zapewnić płynną pracę całej organizacji.

Nowy model subskrypcyjny – licencja stacjonarna 

Od niedawna Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej również działa w modelu miesięcznej subskrypcji.
Zrezygnowano z licencji wieczystych – teraz oprogramowanie rozliczane jest miesięcznie, podobnie jak w Chmurze Standard lub Enterprise.

Wraz z nowym modelem zmieniła się również struktura modułów i sposób licencjonowania:

Moduły podstawowe

• Podstawowy – uproszczona wersja z limitem 20 dokumentów i 50 pracowników,
• Finanse Basic / Pro – księgowość uproszczona lub rozszerzona (pełne rozliczenia finansowe, dekretacje, VAT),
• Logistyka Basic / Pro – obsługa magazynu, faktur zakupowych i sprzedażowych,
• Retail Basic / Pro – sprzedaż detaliczna (POS).

Moduły HR

Licencjonowane na liczbę pracowników (a nie stanowiska):

• HR Basic (do 20 / 50 pracowników)
• HR Pro (od 100 do nielimitowanej liczby pracowników)

Moduły dodatkowe

• CRM
• Księga Handlowa
• Faktury
• Analizy BI i BI Point
• Opis Analityczny
• Obieg Dokumentów
• Comarch BPM + Repozytorium (dawniej DMS)
• Comarch Mobile (Zarządzanie, Sprzedaż, Monitorowanie)
• Comarch Data Editor
• ECOD/EDI, integracje, kasy i drukarki fiskalne.

Dodatkowe funkcje dostępne bezpłatnie w ramach subskrypcji:

• Sztuczna Inteligencja (AI)
• Robotyzacja procesów (RPA)
• Comarch ChatERP

Typy modułów i zasady

• Stanowiskowy – liczba użytkowników pracujących jednocześnie.
• Serwerowy – aktywuje funkcję globalnie, bez limitu stanowisk.
• Na urządzenie – licencje dla stanowisk POS i aplikacji mobilnych.

Subskrypcja rozliczana jest miesięcznie (dzień-do-dnia), z automatycznym przedłużaniem i możliwością zmian w dowolnym momencie.
Aktualizacje i wsparcie techniczne są wliczone w cenę.

Przykład kalkulacji (nowa subskrypcja stacjonarna)

Firma handlowa zatrudniająca 3 osoby:

• 3 × Logistyka Basic – 3 × 75 zł
• 3 × Finanse Basic – 3 × 50 zł
• 1 × CRM – 50 zł
• 1 × Faktury – 28 zł
   Łączny koszt: 453 zł netto / miesiąc

W razie pytań dotyczących nowego modelu subskrypcyjnego lub doboru modułów zapraszamy do kontaktu:
📧 handlowy@lagarta.pl
📞 22 492 66 66