Cyfrowy obieg dokumentów w firmie– jak Comarch DMS i e-Doręczenia usprawniają komunikację i porządkują procesy?
W erze cyfryzacji każda minuta i każda kartka papieru mają znaczenie. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania dokumentacją, które nie tylko pozwalają na eliminację fizycznych archiwów, ale też poprawiają płynność codziennej pracy. Jednym z takich rozwiązań jest Comarch DMS, który dzięki integracji z usługą e-Doręczeń staje się jeszcze bardziej funkcjonalny i… gotowy na przyszłość.
Comarch DMS– co to właściwie jest?
Comarch DMS (Document Management System) to system, który porządkuje cyfrowy obieg dokumentów w firmie. Umożliwia ich gromadzenie, kategoryzowanie, wersjonowanie i udostępnianie w sposób bezpieczny i kontrolowany. Dzięki rozbudowanym opcjom uprawnień pracownicy mają dostęp tylko do tych dokumentów, które są dla nich istotne. System wspiera zgodność z regulacjami (jak RODO), usprawnia komunikację wewnętrzną i eliminuje bałagan związany z ręczną obsługą plików.
Dodatkowo Comarch DMS może być w pełni zintegrowany z systemami Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL, co umożliwia kompleksowe zarządzanie informacjami w całej organizacji– od HR po księgowość i zarząd.
e-Doręczenia– cyfrowy odpowiednik listu poleconego
Użytkownicy systemu Comarch DMS z licencją Premium zyskują nową, ważną funkcjonalność: obsługę e-Doręczeń. Dzięki temu możliwe staje się zarówno wysyłanie, jak i odbieranie oficjalnych dokumentów drogą elektroniczną– szybko, bezpiecznie i zgodnie z przepisami.
e-Doręczenia to rozwiązanie opracowane przez polski rząd, które ma całkowicie zastąpić papierową korespondencję urzędową. Działa jak elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru– i będzie obowiązkowe dla wielu firm.
Jak działa integracja DMS z e-Doręczeniami?
Integracja systemu Comarch DMS z usługą e-Doręczeń odbywa się za pomocą specjalnego punktu dostępowego, który pozwala na bezpieczne uwierzytelnienie i pobieranie wiadomości z systemu e-Doręczeń. Aby wszystko działało prawidłowo, ważne jest jedynie odpowiednie ustawienie czasu na serwerze– tak, by był zgodny z oficjalnym czasem państwowym.
Wdrożenie i konfigurację systemu można zlecić zaufanemu partnerowi Comarch, takiemu jak Lagarta. Specjalista wdrożeniowy zadba o cały proces– od przygotowania technicznego, przez integrację, aż po szkolenie pracowników. Dzięki temu firma zyskuje pewność, że system zostanie uruchomiony sprawnie, bez zakłóceń w codziennej pracy i z pełnym wsparciem merytorycznym.
Korzyści z integracji e-Doręczeń z Comarch DMS
Pełna kontrola nad korespondencją– wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące trafiają do jednego, uporządkowanego rejestru
Automatyzacja i oszczędność czasu– koniec z drukowaniem, skanowaniem i staniem w kolejkach na poczcie
Redukcja kosztów operacyjnych– brak opłat pocztowych i mniej czasu poświęcanego na ręczne procesy
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami– pełna ochrona danych i zgodność z wymogami prawnymi
Przyszłość dokumentacji? Zdecydowanie cyfrowa
Cyfryzacja dokumentów i ich elektroniczny obieg to nie tylko trend– to realna potrzeba nowoczesnych organizacji. Systemy takie jak Comarch DMS, zintegrowane z usługą e-Doręczeń, pozwalają firmom działać sprawniej, bezpieczniej i z pełnym nadzorem nad obiegiem informacji.
Jeśli Twoja firma stoi przed wyzwaniem porządkowania dokumentów, warto rozważyć to rozwiązanie już dziś– zanim papierowe problemy urosną do cyfrowych rozmiarów.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Comarch DMS i integracji z e-Doręczeniami? Skontaktuj się z nami– doradzimy, jak najlepiej wdrożyć te rozwiązania w Twojej firmie.