E-Doręczenia– czym są i kto już musi z nich korzystać?
Papierowa korespondencja administracyjna i firmowa coraz częściej ustępuje miejsca nowoczesnym rozwiązaniom cyfrowym. Od 2025 roku wiele firm i instytucji publicznych objętych jest obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń– bezpiecznego, elektronicznego odpowiednika listu poleconego. Sprawdź, czym dokładnie są e-Doręczenia, kogo obejmują nowe przepisy i jak krok po kroku założyć skrzynkę.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłkę i odbiór dokumentów elektronicznych w sposób równoważny z listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. System został opracowany zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz Ustawą o doręczeniach elektronicznych (UoDE).
Jego celem jest cyfryzacja formalnej korespondencji, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa, autoryzacji i potwierdzenia nadania oraz odbioru przesyłki.
Kto musi korzystać z e-Doręczeń?
W 2025 roku obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy już szerokiego grona podmiotów. Wdrożenie systemu odbywa się zgodnie z harmonogramem ustawowym.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek dotyczy:
-wszystkich organów administracji rządowej, jednostek budżetowych i instytucji państwowych;
-Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, KRUS, NFZ, uczelni publicznych, PAN, instytucji kultury;
-osób wykonujących zawody zaufania publicznego: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, notariuszy, rzeczników patentowych, doradców restrukturyzacyjnych;
-nowych przedsiębiorców rejestrujących się w KRS i CEiDG.
Od 1 kwietnia 2025 r.:
-obowiązek obejmie firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
Od 1 lipca 2025 r.:
-obowiązek dotyczyć będzie przedsiębiorców z CEiDG dokonujących zmian we wpisie.
Od 1 października 2026 r.:
-obowiązek obejmie wszystkie podmioty zarejestrowane w CEiDG do 31.12.2024 r., niezależnie od wprowadzanych zmian.
Przypomnienie:
-Jednostki samorządu terytorialnego korzystają z e-Doręczeń już od 1 stycznia 2025 r. (w zakresie publicznej usługi doręczenia elektronicznego),
-Zakres hybrydowej obsługi dla JST wchodzi w życie dopiero od 1 października 2029 r.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Proces zakładania skrzynki jest intuicyjny i dostępny online:
Krok 1: Wniosek o adres do doręczeń elektronicznych
Złożysz go na stronie edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl, podpisując profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym.
Krok 2: Aktywacja skrzynki
Po zalogowaniu przejdź do zakładki „Twoje skrzynki” i kliknij „Aktywuj skrzynkę”. Podaj adres e-mail do powiadomień i zatwierdź aktywację.
Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?
E-Doręczenia to nie tylko obowiązek– to także realne usprawnienie komunikacji w firmie. Korzyści:
Pełna mobilność– odbieranie i nadawanie dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Oszczędność czasu– brak konieczności wizyt w urzędach czy na poczcie.
Bezpieczeństwo prawne– potwierdzenia wysyłki i odbioru mają moc prawną.
Lepszy nadzór nad korespondencją– uporządkowane skrzynki, historia wysyłek, automatyczne powiadomienia.
Zgodność z przepisami– uniknięcie sankcji za niedopełnienie obowiązku.
Czy z e-Doręczeń mogą korzystać osoby prywatne?
Tak. System e-Doręczeń jest dostępny również dla obywateli. Każda osoba fizyczna może założyć skrzynkę elektroniczną i korzystać z niej do kontaktu z urzędami– szczególnie przydatne przy sprawach takich jak wnioski do ZUS, korespondencja z US czy postępowania administracyjne.
W 2025 roku e-Doręczenia stały się jednym z fundamentów cyfrowej komunikacji w administracji i biznesie. Obowiązek ich stosowania obejmuje coraz szerszy zakres podmiotów, a korzyści z wdrożenia są widoczne już od pierwszych dni działania systemu.
Jeśli Twoja firma jeszcze nie wdrożyła rozwiązania BPM lub systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną– skontaktuj się z zespołem Lagarta. Pomożemy Ci nie tylko uruchomić e-Doręczenia, ale również zintegrować je z Twoim systemem CRM, ERP lub obiegiem dokumentów.