KSeF– czym jest i jak działa?
Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML, zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów. System został uruchomiony w styczniu 2022 r., a korzystanie z niego w obecnej formie wymaga uzgodnienia z kontrahentem. Brak zgody oznacza konieczność przesłania faktury w tradycyjny sposób– papierowo lub e-mailem.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymagało zgody instytucji unijnych. Polska uzyskała ją w formie tzw. decyzji derogacyjnej, co otworzyło drogę do pełnego wdrożenia systemu.
Obowiązkowy KSeF– nowe terminy wdrożenia
Zgodnie z ogłoszonym harmonogramem, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach:
Od 1 lutego 2026 r.– dla dużych przedsiębiorstw, których przychody w 2024 roku przekroczyły 200 mln złotych
Od 1 kwietnia 2026 r.– dla wszystkich pozostałych podatników, niezależnie od wielkości działalności
Co się zmienia? Nowe zasady wystawiania faktur
Jedną z istotnych zmian jest redefinicja daty wystawienia faktury. W systemie KSeF za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury do systemu, a nie– jak dotychczas– dzień jej utworzenia w systemie księgowym. Może to skutkować pojawieniem się dwóch różnych dat na fakturze, z czego dla celów podatkowych wiążąca jest data wysyłki do KSeF.
Dodatkowo:
-Dla nabywcy towaru lub usługi numerem faktury i datą będzie oznaczenie nadane przez KSeF
-Otrzymanie faktury przez kontrahenta jest równoznaczne z jej przesłaniem do systemu– nie jest wymagana dodatkowa forma doręczenia
-Tę samą datę należy uwzględnić w pliku JPK_VAT za dany miesiąc
Identyfikacja dokumentów w KSeF
Każda faktura przesłana do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, widoczny w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Nie zastępuje on jednak numeracji wewnętrznej– nadal obowiązuje numeracja nadawana przez program księgowy.
Wyjątek stanowią faktury korygujące, w których należy uwzględnić zarówno numer dokumentu źródłowego z systemu księgowego, jak i numer faktury z KSeF.
KSeF a transakcje zagraniczne– co z wyzwaniami?
Choć ramy prawne zostały już określone, wiele kwestii nadal budzi wątpliwości, szczególnie w kontekście transakcji zagranicznych (zarówno zakupów, jak i sprzedaży). Wciąż trwają dyskusje nad tym, czy i jak możliwe będzie ręczne przesyłanie takich faktur do KSeF, co może wpłynąć na komfort pracy przedsiębiorców.
Dlatego już teraz warto zwrócić uwagę na nowoczesne rozwiązania ERP, które oferują odpowiednie narzędzia do obsługi KSeF i nadążają za zmieniającym się otoczeniem prawnym.
Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF?
Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów księgowych i procedur wewnętrznych do nowych wymagań technicznych i prawnych. Dobra wiadomość? Użytkownicy Comarch ERP Optima mogą rozpocząć przygotowania już dziś.
System:
-Umożliwia testowanie funkcji związanych z przesyłaniem faktur do KSeF
-Jest na bieżąco aktualizowany, zgodnie z obowiązującymi przepisami
-Gwarantuje stabilność działania i wsparcie na każdym etapie cyfrowej transformacji
Rok 2026 przyniesie rewolucję w sposobie wystawiania i otrzymywania faktur w Polsce. Choć zmiany mogą wydawać się wymagające, ich celem jest uproszczenie i uszczelnienie systemu podatkowego.
Dobrze przygotowany system ERP, taki jak Comarch ERP Optima, pozwala przejść przez proces wdrożenia sprawnie i bez stresu. Warto wykorzystać czas do 2026 roku na przetestowanie rozwiązań i przystosowanie procesów wewnętrznych do nowej rzeczywistości.
Zainteresowany testowaniem KSeF w Comarch ERP Optima? Skontaktuj się z naszym doradcą lub sprawdź dostępne funkcje w systemie.