KSeF- temat nie tylko dla księgowych. Dlaczego dotyczy całej firmy?

Wiele osób wciąż postrzega Krajowy System e-Faktur (KSeF) jako rozwiązanie skierowane głównie do działów księgowości. Nic bardziej mylnego! Choć to właśnie księgowi finalnie ewidencjonują i rozliczają faktury, wdrożenie KSeF ma wpływ na każdy obszar działalności firmy – od sprzedaży i zakupów, po kontroling, logistykę i zarządzanie.

KSeF zmienia sposób, w jaki działa cała organizacja

Faktura w formie elektronicznej (ustrukturyzowanej) to nie tylko kwestia przesyłania danych do urzędu skarbowego. Zanim dokument trafi do księgowości, musi przejść przez szereg procesów wewnętrznych – akceptację, dekretację, analizę czy uzgodnienia międzydziałowe. Oznacza to, że każda firma powinna przygotować się na zmiany procedur operacyjnych, komunikacji i obiegu dokumentów.

Rola systemów ERP w efektywnym wdrożeniu KSeF

Aby w pełni wykorzystać potencjał KSeF i uniknąć chaosu przy obsłudze faktur, warto postawić na nowoczesne systemy ERP, które umożliwiają automatyczne pobieranie, wysyłkę i archiwizację faktur ustrukturyzowanych.
Dzięki integracji z KSeF proces staje się szybszy, bezpieczniejszy i bardziej transparentny, a działy firmy mogą współpracować na wspólnych danych w czasie rzeczywistym.

Jak przygotować firmę na KSeF?

Każde wdrożenie zaczyna się od analizy procesów i zrozumienia, gdzie w firmie pojawiają się faktury oraz kto bierze udział w ich akceptacji. Warto również:

• skonsultować się z dostawcą systemu ERP w zakresie dostępnych integracji z KSeF,
• opracować nowy obieg dokumentów zgodny z wymogami prawnymi,
• przeszkolić pracowników w zakresie obsługi faktur ustrukturyzowanych,
• przetestować system przed pełnym uruchomieniem.