Schematy księgowe w Comarch ERP Optima– automatyzacja i porządek w księgowości

W nowoczesnej księgowości kluczowa jest sprawność, dokładność i standaryzacja. Schematy księgowe w Comarch ERP Optima to rozwiązanie, które pozwala zautomatyzować dekretację dokumentów źródłowych, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania zapisów. To ogromna oszczędność czasu oraz redukcja ryzyka błędów.

Dlaczego warto używać schematów księgowych?

·      Automatyzacja pracy– każda faktura czy dokument (np. magazynowy, kasowo-bankowy, lista płac) może być zaksięgowana automatycznie zgodnie z wcześniej zdefiniowanym wzorem.

·      Spójność zapisów– wybór odpowiedniego schematu gwarantuje, że wszystkie dokumenty są księgowane według tych samych zasad, co zwiększa kontrolę i ułatwia audyt.

·      Elastyczność– schematy można dopasować do potrzeb firmy, stosując warunki, makra, formuły czy zapisy SQL- również z wieloma kontami i logiką działania.

·      Lepsza kontrola– dzięki standaryzacji łatwiej śledzić i weryfikować procesy, np. podczas okresowych kontroli bądź audytów.

Jak działają schematy księgowe?

1.    Definiowanie schematu – przechodząc do opcji Księgowość > Inne > Schematy księgowe, użytkownik wybiera typ dokumentu (np. faktura sprzedaży, zakupu, raport kasowy) i tworzy nowy wzorzec: określa symbol, nazwę, dziennik i sposób księgowania (np. bufor lub bezpośrednio).

2.    Dodawanie pozycji– każda pozycja to dekret księgowy definiujący konta Winien/Ma, kwoty (netto, brutto, VAT), a także dodatkowe parametry jak rozrachunek czy księgowanie walutowe.

3.    Warunki i opisy– można ustalić, kiedy schemat ma się uruchomić (np. na podstawie typu dokumentu, kategorii, wartości) oraz jak mają się generować opisy (np. numer dokumentu, data).

4.    Zaawansowane logiki– przy pomocy SQL i zapytań można budować bardziej elastyczne reguły, np. sprawdzające istnienie kwot dodatkowych czy określające szczególne warunki księgowania.

Przykład: faktura sprzedaży

Wyobraźmy sobie prosty schemat dla faktury sprzedaży:

·      Brutto księgowane na konto rozrachunkowe (Winien).

·      Netto na konto przychodów (Ma).

·      VAT na konto VAT należnego (Ma).

Całość definiuje się jako wzorzec, który następnie jest przypisywany do tego typu dokumentu. Dzięki temu każda kolejna faktura jest księgowana automatycznie i prawidłowo.

Wzorcowe schematy i kreator

Comarch ERP Optima pozwala też importować gotowe schematy- wzorowane na typowych procesach księgowych, takich jak amortyzacja, faktury, paragony, różnice kursowe, likwidacja środków trwałych itp. To świetny punkt wyjścia w konfiguracji systemu.

Praktyczne korzyści dla firm

·      Wyeliminowanie powtarzalnych czynności i skrócenie czasu księgowania.

·      Minimalizacja błędów ludzkich przy dekretacji.

·      Jednolite księgowanie, co ułatwia raportowanie i audyt.

·      Możliwość szybkiego dostosowania schematów przy zmianach przepisów.

·      Wygodna obsługa nawet dla użytkowników bez zaawansowanej wiedzy IT.

Schematy księgowe w Comarch ERP Optima to potężne narzędzie automatyzujące proces księgowania. Umożliwiają one szybkie, spójne, elastyczne i bezbłędne dekretowanie dokumentów. Dzięki nim dział finansowy może skupić się na analizie i rozwoju zamiast na manualnym wprowadzaniu danych.

Chcesz wdrożyć schematy księgowe w Twojej firmie?

Zespół Lagarta Sp. z o.o., jako partner wdrożeniowy Comarch, chętnie pomoże:

·      dobrać odpowiednie szablony schematów,

·      skonfigurować indywidualne reguły księgowe,

·      zaimportować gotowe wzorce lub utworzyć je od podstaw,

·      przeszkolić zespół w tworzeniu i utrzymaniu schematów.

Skontaktuj się z nami- zadbaj o porządek i efektywność w finansach już dziś!